Quy trình gửi hàng quốc tế từ A–Z tại NDK Logistics

Quy trình gửi hàng quốc tế tại NDK Logistics gồm 8 bước rõ ràng: tiếp nhận yêu cầu và tư vấn, nhận hàng, cân đo và báo giá, kiểm tra và đóng gói, lập bill và khai báo hải quan, vận chuyển qua hãng bay quốc tế, theo dõi mã tracking, thông quan và giao hàng tận tay người nhận. Dù bạn gửi quà cho người thân ở Mỹ, Canada, Úc hay hàng hóa kinh doanh đi EU, việc hiểu rõ từng bước giúp bạn chủ động thời gian, chuẩn bị giấy tờ đầy đủ và tránh phát sinh chi phí không cần thiết. Bài viết này giải thích chi tiết toàn bộ quy trình để bạn yên tâm gửi hàng, từ lần đầu tiên cho đến những lần tiếp theo.

Quy trình gửi hàng quốc tế gồm mấy bước?

Tại NDK Logistics, quy trình gửi hàng quốc tế được chuẩn hóa thành 8 bước, áp dụng thống nhất cho mọi tuyến: Mỹ, Canada, Úc và EU. Dù mỗi đơn vị logistics triển khai chi tiết khác nhau, một quy trình gửi hàng quốc tế chuyên nghiệp luôn đầy đủ các bước dưới đây. Mỗi bước đều có người phụ trách và thông tin cập nhật cho khách hàng, nên bạn luôn biết kiện hàng của mình đang ở đâu.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và tư vấn dịch vụ

Bước đầu tiên của quy trình gửi hàng quốc tế là buổi tư vấn. Mọi thứ bắt đầu bằng một cuộc gọi đến hotline 097 999 3098 hoặc tin nhắn Zalo 0908882398. Bạn chỉ cần cho NDK biết: loại hàng hóa, trọng lượng và kích thước ước tính, nước đến và thời gian mong muốn nhận hàng. Đội ngũ tư vấn sẽ gợi ý tuyến bay và hãng vận chuyển phù hợp nhất (nhanh hay tiết kiệm), đồng thời cảnh báo trước nếu mặt hàng của bạn thuộc nhóm cần kiểm tra kỹ. Nếu chưa chắc chắn về thủ tục, bạn có thể đọc thêm 3 điều cần lưu ý khi gửi hàng quốc tế để tránh những sai lầm phổ biến của người gửi lần đầu.

Bước 2: Nhận hàng tại kho hoặc lấy tận nơi

Sau khi hoàn tất bước tư vấn, quy trình gửi hàng quốc tế chuyển sang khâu nhận hàng thực tế. Bạn có hai lựa chọn: mang hàng trực tiếp đến kho NDK Logistics tại 331/7/4 Phan Huy Ích, P. An Hội Tây, TP.HCM (giờ làm việc 07:00–17:00, Thứ 2 đến Thứ 7), hoặc yêu cầu nhân viên đến lấy tận nơi. Với khách ở xa TP.HCM, hàng có thể gửi qua chành xe/bưu điện trong nước về kho NDK trước khi xuất đi quốc tế.

Bước 3: Cân đo và báo giá chính xác

Đây là bước nhiều khách hàng thắc mắc nhất trong quy trình gửi hàng quốc tế. Hãng bay quốc tế tính cước theo trọng lượng tính cước — tức giá trị lớn hơn giữa trọng lượng thực tế (cân) và trọng lượng thể tích. Công thức quy đổi thể tích phổ biến là:

Trọng lượng thể tích (kg) = (Dài × Rộng × Cao tính bằng cm) / 5.000

Ví dụ: một thùng hàng 60 × 40 × 40 cm nặng thực tế 8 kg sẽ có trọng lượng thể tích là 19,2 kg — và cước được tính trên 19,2 kg. Vì vậy, đóng gói gọn gàng giúp bạn tiết kiệm đáng kể. NDK cân đo trực tiếp tại kho, báo giá minh bạch theo bảng giá của từng hãng tại thời điểm gửi (giá có thể điều chỉnh theo phụ phí xăng dầu của hãng bay). NDK không áp dụng mức giá "ước chừng" rồi thu thêm sau — con số bạn xác nhận là con số thanh toán.

Bước 4: Kiểm tra và đóng gói đúng chuẩn quốc tế

Trước khi xuất kho, NDK kiểm tra lại mặt hàng có thuộc nhóm cấm hoặc hạn chế của hãng bay và hải quan nước đến hay không. Hàng hóa sau đó được đóng gói lại (nếu cần) theo chuẩn vận chuyển hàng không: thùng carton cứng, chống sốc bằng xốp/bóng khí, hút ẩm cho hàng dễ ẩm mốc, niêm phong và dán nhãn đầy đủ. Bước này quyết định rất lớn đến việc hàng có "qua cửa" an toàn hay không — một kiện đóng gói ẩu dễ bị từ chối ngay từ khâu nhận của hãng bay.

Bước 5: Lập bill và khai báo hải quan

Khai báo hải quan là khâu bắt buộc trong quy trình gửi hàng quốc tế đối với mọi kiện hàng xuất khẩu. NDK lập vận đơn hàng không (AWB) với đầy đủ thông tin người gửi, người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại, mã bưu chính), mô tả hàng hóa và giá trị khai báo. Với hàng hóa kinh doanh, bạn cần cung cấp thêm hóa đơn thương mại (commercial invoice); với hàng quà tặng cá nhân, NDK hướng dẫn bạn khai báo đúng loại hình để tránh bị đánh thuế sai. Khai báo trung thực ngay từ đầu giúp kiện hàng thông quan nhanh hơn rất nhiều so với việc khai thiếu rồi bị giữ lại để kiểm tra.

Bước 6: Vận chuyển quốc tế qua hãng bay

Kiện hàng được bàn giao cho hãng bay quốc tế theo tuyến đã chọn: vận chuyển quốc tế DHL, FedEx, UPS hoặc các hãng hàng không đối tác như Vietnam Airlines cho hàng khối lượng lớn. Nhờ là đối tác với sản lượng ổn định, NDK tiếp cận được mức giá ưu đãi hơn so với khách lẻ tự đặt trực tiếp — khoản chênh lệch này chính là lý do nhiều khách hàng chọn đi qua đơn vị logistics thay vì tự làm việc với hãng.

Bước 7: Theo dõi và cập nhật mã tracking

Ngay khi hàng rời kho bay, bạn nhận được mã tracking để giám sát toàn bộ quy trình gửi hàng quốc tế của kiện hàng theo thời gian thực: đã rời Việt Nam, đang quá cảnh ở đâu, đã đến nước nhận hay chưa. NDK có hệ thống quản lý tracking riêng trên website, đồng thời cập nhật chủ động qua Zalo/email ở các mốc quan trọng. Nếu kiện hàng dừng lâu bất thường ở một chặng, đội ngũ NDK sẽ liên hệ hãng để tra soát thay vì để bạn phải tự tìm hiểu.

Bước 8: Thông quan tại nước đến và giao hàng tận nơi

Bước cuối cùng của quy trình gửi hàng quốc tế là thông quan và giao hàng. Khi hàng đến nước nhận, NDK phối hợp với đại lý tại nước sở tại làm thủ tục thông quan: nộp tờ khai, đóng thuế/phí nhập khẩu (nếu có, theo quy định nước đến) và xử lý các yêu cầu bổ sung giấy tờ nếu hải quan yêu cầu kiểm tra. Sau khi thông quan, hãng giao hàng tận địa chỉ người nhận. Quy trình khép lại bằng dịch vụ hỗ trợ sau giao hàng: xác nhận người nhận đã nhận đủ hàng, xử lý khiếu nại nếu có thất lạc/hư hỏng theo chính sách bảo hiểm.

Gửi hàng quốc tế cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Chuẩn bị đủ giấy tờ ngay từ đầu giúp quy trình gửi hàng quốc tế diễn ra trơn tru, không bị gián đoạn ở khâu khai báo. Danh sách cơ bản gồm:

• Giấy tờ tùy thân người gửi: CCCD hoặc hộ chiếu (bản chụp là đủ trong hầu hết trường hợp).
• Thông tin người nhận: họ tên, địa chỉ đầy đủ, số điện thoại, mã bưu chính (ZIP/postal code) của nước đến.
• Mô tả hàng hóa và giá trị: liệt kê từng mặt hàng, số lượng, giá trị ước tính để khai báo hải quan.
• Hóa đơn thương mại: bắt buộc với hàng kinh doanh, hàng mẫu, hàng bán online xuyên biên giới.
• Giấy tờ đặc thù: áp dụng cho một số mặt hàng như thực phẩm (giấy chứng nhận), mỹ phẩm, thiết bị điện tử có pin — NDK sẽ cho bạn biết cụ thể khi tư vấn.

Những mặt hàng cần lưu ý trước khi gửi

Không phải mặt hàng nào cũng gửi đi nước ngoài được. Nhóm cấm tuyệt đối gồm vũ khí, chất gây nổ, ma túy và các chất kích thích, hàng giả/hàng nhái thương hiệu. Nhóm hạn chế, cần xác nhận trước gồm pin lithium, chất lỏng, thực phẩm tươi/khô, thuốc, yến sào, mỹ phẩm dạng xịt — mỗi hãng bay và mỗi nước đến có quy định riêng, có mặt hàng đi Mỹ được nhưng đi Úc lại không. Vì vậy, đừng tự kết luận "hàng này chắc gửi được": hãy gửi danh sách hàng cho NDK kiểm tra trước khi đóng gói, tránh tình trạng hàng ra đến sân bay mới bị từ chối. NDK Logistics sẽ có bài viết chi tiết về danh mục hàng cấm và hàng hạn chế trong thời gian tới.

Thời gian vận chuyển tham khảo

Thời gian là yếu tố nhiều người quan tâm nhất khi tìm hiểu quy trình gửi hàng quốc tế. Con số dưới đây chỉ mang tính tham khảo, thời gian thực tế phụ thuộc vào hãng bay, tuyến đường và tình hình hải quan:

• Chuyển phát nhanh (Express): khoảng 3–5 ngày làm việc đến Mỹ, Canada, Úc, EU.
• Tiết kiệm (Economy): khoảng 5–10 ngày làm việc, chi phí thấp hơn đáng kể.
• Hàng đặc biệt/hàng khối lượng lớn: thời gian có thể kéo dài hơn do cần thêm bước kiểm tra và sắp xếp chuyến bay phù hợp.

Các dịp cao điểm như lễ Tết, mùa mua sắm cuối năm, hãng bay thường quá tải — bạn nên gửi sớm hơn 1–2 tuần so với thời gian mong muốn để trừ hao.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những thắc mắc phổ biến nhất về quy trình gửi hàng quốc tế mà NDK Logistics nhận được từ khách hàng:

Gửi hàng quốc tế lần đầu cần chuẩn bị gì?

Bạn chỉ cần chuẩn bị hàng hóa, giấy tờ tùy thân và thông tin người nhận. Mọi việc còn lại — từ kiểm tra mặt hàng, đóng gói, khai báo hải quan đến đặt chỗ hãng bay — NDK Logistics hỗ trợ trọn gói trong quy trình gửi hàng quốc tế.

Cước phí tính theo cân nặng thực tế hay kích thước thùng?

Theo giá trị lớn hơn giữa hai con số: trọng lượng thực tế khi cân và trọng lượng thể tích tính theo công thức (Dài × Rộng × Cao cm) / 5.000. Hàng nhẹ nhưng cồng kềnh sẽ tính theo thể tích, vì vậy nên đóng gói gọn nhất có thể.

Tôi theo dõi đơn hàng của mình ở đâu?

Sau khi hàng xuất kho bay, NDK cấp mã tracking để bạn tra cứu hành trình theo thời gian thực trên website NDK Logistics, đồng thời nhận cập nhật chủ động qua Zalo/email ở các mốc quan trọng.

Hàng bị giữ ở hải quan thì xử lý thế nào?

NDK phối hợp với đại lý tại nước đến để bổ sung giấy tờ, nộp thuế/phí theo quy định và làm việc với hải quan cho đến khi hàng được thông quan. Bạn sẽ được thông báo rõ lý do giữ hàng và hướng xử lý, không phải tự xoay xở.

NDK Logistics có đến lấy hàng tận nơi không?

Có. Ngoài việc nhận hàng trực tiếp tại kho 331/7/4 Phan Huy Ích, P. An Hội Tây, TP.HCM, NDK hỗ trợ lấy hàng tận nơi theo yêu cầu. Khách ở tỉnh có thể gửi hàng về kho NDK qua chành xe hoặc bưu điện trong nước trước khi xuất đi quốc tế.

Liên hệ NDK Logistics để bắt đầu gửi hàng

Hiểu rõ quy trình gửi hàng quốc tế là bước đầu tiên, bước tiếp theo rất đơn giản: liên hệ CÔNG TY TNHH TM DV LOGISTICS NDK SG để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá chính xác cho kiện hàng của bạn. Hotline tư vấn: 097 999 3098 — Điện thoại/Zalo: 090 888 2398. Kho hàng: 331/7/4 Phan Huy Ích, P. An Hội Tây, TP.HCM (làm việc 07:00–17:00, Thứ 2 – Thứ 7). NDK Logistics — cầu nối tin cậy để bạn gửi gắm yêu thương đi khắp thế giới.