Gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài: quy cách đóng gói và bảo quản đúng chuẩn

Gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài khác hẳn gửi hàng khô: chỉ cần nhiệt độ trong thùng tăng lên vài độ trong vài giờ, hải sản, thịt, trái cây cấp đông hay thực phẩm chế biến sẵn đã có thể hư hỏng, đổi màu, bốc mùi và bị hải quan nước đến từ chối nhập khẩu. Vì vậy, trước khi nghĩ tới cước phí hay thời gian bay, người gửi cần nắm đúng quy cách đóng gói và bảo quản: chọn thùng cách nhiệt phù hợp, tính đủ lượng đá giữ lạnh cho toàn bộ hành trình, khai báo đúng mặt hàng và xác nhận trước tuyến bay có nhận hàng đông lạnh hay không.

Gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài khác gửi hàng khô ở điểm nào?

Một kiện hàng khô chỉ cần chống va đập và chống ẩm, nhưng một kiện hàng đông lạnh còn phải chống lại thời gian. Từ lúc rời kho lạnh, kiện hàng trải qua vận chuyển nội địa ra sân bay, chờ làm thủ tục, bay đường dài, thông quan và giao hàng chặng cuối — toàn bộ quá trình này có thể kéo dài hàng chục giờ, trong đó không phải chặng nào cũng có kho lạnh. Nhiệt độ bên trong thùng vì thế phải được "khóa" ngay từ khi đóng gói, chứ không thể trông chờ vào kho lạnh dọc đường.

Những mặt hàng nào thường được gửi đông lạnh đi nước ngoài?

Nhóm gửi nhiều nhất là hải sản cấp đông như tôm, cá, mực; tiếp đến là thịt và thực phẩm chế biến sẵn như chả, giò, nem, bánh; trái cây cấp đông và rau củ sơ chế cũng khá phổ biến, nhất là gửi cho người thân ở nước ngoài.

Không phải mặt hàng đông lạnh nào cũng gửi được tới mọi nước. Một số nước cấm hoặc hạn chế nhập khẩu thịt tươi sống và sản phẩm từ thịt chưa qua chế biến; một số yêu cầu giấy chứng nhận kiểm dịch hoặc chứng nhận xuất xứ. Vì vậy, khi gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài, nguyên tắc đầu tiên là hỏi trước — gửi đúng mặt hàng được phép vẫn tốt hơn nhiều so với việc đóng gói hoàn hảo một mặt hàng bị cấm. Đối chiếu thêm quy định chung trong bài hàng cấm gửi đi nước ngoài và đọc trước quy trình gửi hàng quốc tế để hình dung kiện hàng sẽ đi qua những khâu nào.

Chuẩn bị hàng trước khi đóng gói

Chuẩn bị đúng là bước đầu tiên khi gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài:

• Cấp đông sâu trước ít nhất 24 giờ: hàng phải đông cứng hoàn toàn trước khi đóng gói. Hàng mới chỉ lạnh hoặc đông nửa chừng sẽ tan nhanh và làm ướt toàn bộ thùng.
• Chia nhỏ và hút chân không: chia hàng thành túi nhỏ vừa ăn, hút chân không hoặc ép kín miệng túi để hạn chế không khí, tránh cháy lạnh và ngăn nước rỉ ra khi hàng bắt đầu mềm.
• Đóng túi hai lớp: túi trong đựng hàng, túi ngoài chống rò rỉ. Nếu một túi bị rách, lớp thứ hai vẫn giữ nước không thấm ra thùng xốp và thùng carton ngoài.
• Ghi nhãn từng túi: ghi tên hàng, ngày đóng gói và hạn sử dụng lên từng túi để hải quan kiểm tra nhanh và người nhận dễ phân loại khi mở thùng.
• Làm lạnh thùng và đá giữ lạnh trước: thùng xốp, đá gel và túi giữ nhiệt nên được làm lạnh sẵn; thùng xốp ở nhiệt độ phòng sẽ "ăn" mất một phần hơi lạnh ngay khi xếp hàng vào.

Quy cách đóng gói khi gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài

Đóng gói là khâu quyết định thành bại khi gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài. Một thùng đóng đúng chuẩn gồm 4 lớp: thùng carton ngoài cứng cáp, thùng xốp cách nhiệt, túi giữ nhiệt và vật liệu giữ lạnh. Thiếu bất kỳ lớp nào, thời gian giữ lạnh cũng rút ngắn đáng kể.

Chọn thùng xốp và thùng carton ngoài

Thùng xốp nên dày tối thiểu 3–5 cm, không nứt, không móp, nắp đậy khít. Thùng xốp mỏng chỉ giữ lạnh được vài giờ, không đủ cho hành trình quốc tế. Bên ngoài thùng xốp là thùng carton 2 lớp sóng trở lên để chống va đập và chống thấm; dán kín toàn bộ mép thùng bằng băng keo bản rộng theo hình chữ H. Nếu gửi nhiều túi hàng trong một thùng, xếp túi nặng ở dưới, túi nhẹ ở trên và chèn giấy hoặc mút vào khoảng trống để hàng không xê dịch khi thùng bị nghiêng.

Đá gel và đá khô: dùng loại nào, bao nhiêu là đủ?

Đá gel là lựa chọn phổ biến nhất khi gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài cho hành trình ngắn và trung bình: an toàn, không cần khai báo hàng nguy hiểm và giữ lạnh ổn định. Đá khô giữ lạnh sâu và lâu hơn cho hành trình dài, nhưng là hàng nguy hiểm trên chuyến bay nên phải khai báo và dán nhãn đúng quy định. Không tự ý cho đá khô vào thùng mà không báo trước cho đơn vị vận chuyển.

Về lượng đá, nguyên tắc chung là tính cho toàn bộ thời gian vận chuyển cộng thêm ít nhất 30–50% thời gian dự phòng cho trường hợp chuyến bay chậm, kẹt thông quan hoặc giao hàng muộn. Xếp đá đều các phía: một lớp dưới đáy, đá xen kẽ giữa các túi hàng và một lớp phủ trên cùng. Cuối cùng, cho túi giữ nhiệt bọc kín khối hàng trước khi đậy nắp thùng xốp, và dán kín mép nắp để hơi lạnh không thoát ra ngoài.

Dán nhãn và niêm phong thùng hàng

Dán nhãn "Keep Frozen - Hàng đông lạnh" và mũi tên chiều lên ở nhiều mặt thùng, ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại người nhận và ghi chú "Perishable - Hàng dễ hỏng". Nếu thùng dùng đá khô, dán thêm nhãn hàng nguy hiểm theo hướng dẫn của đơn vị vận chuyển. Khi gửi nhiều thùng cùng lô, ghi số thứ tự lên từng thùng để phát hiện ngay nếu thiếu kiện.

Giữ nhiệt độ khi gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài

Đóng gói xong chưa phải là xong: cách xử lý thùng hàng trong những giờ sau đó cũng ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hàng khi tới tay người nhận. Khi gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài, cần nhớ:

• Giao hàng càng sát giờ bay càng tốt: hạn chế tối đa thời gian thùng hàng nằm chờ ở nhiệt độ phòng; hẹn giờ giao kiện khớp với lịch nhận hàng của đơn vị vận chuyển.
• Không mở thùng kiểm tra giữa chừng: mỗi lần mở nắp, hơi lạnh thoát ra và thời gian giữ lạnh còn lại rút ngắn đáng kể. Kiểm tra kỹ một lần trước khi niêm phong, rồi để nguyên thùng cho tới khi giao.
• Chọn tuyến bay nhanh nhất có thể: với hàng đông lạnh, tuyến bay thẳng hoặc ít điểm trung chuyển luôn an toàn hơn tuyến rẻ nhưng quá cảnh dài, dù cước phí có thể cao hơn.
• Báo trước cho người nhận: người nhận nên có mặt đúng giờ giao, mở thùng và cho hàng vào tủ đông ngay, không để thùng ngoài nắng hay trong xe nóng.

Sau khi đóng gói, bạn mang kiện hàng đến kho NDK Logistics hoặc hẹn nhân viên đến lấy để kiểm tra lại độ kín của thùng, cân đo và tư vấn tuyến bay phù hợp. Thùng xốp và đá giữ lạnh làm tăng kích thước và trọng lượng tính cước, nên hãy đọc kỹ bài cách tính cước vận chuyển quốc tế để hiểu vì sao kiện hàng nhẹ nhưng cồng kềnh vẫn có thể bị tính theo trọng lượng thể tích.

Giấy tờ và khai báo hải quan khi gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài

Hàng đông lạnh là thực phẩm nên hải quan nước đến thường kiểm tra kỹ hơn hàng khô. Chuẩn bị đủ giấy tờ giúp kiện hàng thông quan nhanh và giảm nguy cơ bị giữ lại trong kho không có điều kiện bảo quản lạnh. Tùy mặt hàng và nước đến, hồ sơ thường gồm: danh sách hàng hóa ghi rõ tên, số lượng, trọng lượng từng loại; hóa đơn hoặc tờ khai giá trị; và giấy chứng nhận kiểm dịch, vệ sinh an toàn thực phẩm hoặc xuất xứ khi nước đến yêu cầu. Khai báo đúng tên hàng là bắt buộc: ghi chung chung "thực phẩm" cho một kiện toàn hải sản có thể khiến hải quan yêu cầu mở kiểm, làm mất nhiệt và tăng nguy cơ hỏng hàng.

Trước ngày gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài, bạn nên đối chiếu lại 3 lưu ý trong bài 3 điều cần lưu ý khi gửi hàng quốc tế, đồng thời hỏi rõ NDK Logistics xem mặt hàng của mình có cần thêm giấy tờ gì theo quy định hiện hành của nước đến hay không.

Những sai lầm thường gặp khi gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài

• Đóng gói khi hàng chưa đông cứng hoàn toàn: hàng đông nửa chừng tan rất nhanh, làm ướt thùng và rút ngắn thời gian giữ lạnh của cả kiện hàng.
• Dùng thùng xốp mỏng hoặc nắp không khít: hơi lạnh thoát qua khe nắp rất nhanh; thùng mỏng chỉ phù hợp vận chuyển nội thành trong ngày.
• Tính đá vừa đủ, không có dự phòng: chuyến bay chậm vài giờ là chuyện thường; lượng đá tính sát giờ bay là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hàng tới nơi đã mềm.
• Cho đá khô vào thùng mà không khai báo: đá khô là hàng nguy hiểm trên chuyến bay; không khai báo có thể khiến kiện hàng bị giữ lại hoặc bị từ chối vận chuyển.
• Khai báo chung chung tên hàng: hải quan mở kiểm làm mất nhiệt và tăng nguy cơ hỏng; khai đúng tên, số lượng, trọng lượng là một phần của quy cách đóng gói chuyên nghiệp.
• Không báo trước cho người nhận: hàng tới nơi nhưng người nhận vắng mặt, thùng nằm ngoài nắng vài giờ thì đóng gói tốt đến mấy cũng không cứu được.

Gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài qua NDK Logistics như thế nào?

Khi gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài qua NDK Logistics, bạn nên liên hệ trước để được tư vấn mặt hàng có gửi được tới nước đến hay không, tuyến bay và hãng vận chuyển phù hợp, cách đóng gói và lượng đá giữ lạnh cho hành trình đó. Sau đó, bạn mang kiện đến kho hoặc hẹn lấy hàng tận nơi để nhân viên kiểm tra thùng, cân đo và hoàn tất khai báo. Với hàng đông lạnh, NDK Logistics thường tư vấn các hãng chuyển phát nhanh có mạng lưới ổn định như vận chuyển quốc tế DHL. Nếu bạn chưa chắc chắn về cách đóng gói, hãy tham khảo thêm bài cách đóng gói hàng dễ vỡ để nắm nguyên tắc chèn lót và bảo vệ hàng trong thùng.

Câu hỏi thường gặp

Gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài giữ lạnh được bao lâu?

Tùy thùng xốp, lượng đá và nhiệt độ môi trường, nhưng một thùng đóng đúng chuẩn với đá gel hoặc đá khô đủ lượng thường giữ lạnh được từ 24 đến 72 giờ.

Gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài có cần dùng đá khô không?

Không bắt buộc. Đá gel đủ cho nhiều hành trình ngắn và trung bình, lại không cần khai báo hàng nguy hiểm. Đá khô chỉ cần khi hành trình dài hoặc hàng yêu cầu nhiệt độ rất thấp, và khi dùng đá khô bạn phải khai báo trước với đơn vị vận chuyển để tuân thủ quy định của hãng hàng không.

Thịt và hải sản đông lạnh có gửi đi Mỹ, Úc được không?

Tùy quy định nhập khẩu của từng nước tại thời điểm gửi và tùy loại sản phẩm, có mặt hàng được phép, có mặt hàng bị hạn chế hoặc cấm. Vì quy định thay đổi theo thời điểm, bạn nên hỏi NDK Logistics xác nhận sát ngày gửi thay vì dựa vào kinh nghiệm gửi lần trước.

Gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài cước tính như thế nào?

Cước tính theo trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng thể tích, lấy mức cao hơn; thùng xốp và đá giữ lạnh làm tăng cả hai chỉ số này nên cước hàng đông lạnh thường cao hơn hàng khô cùng trọng lượng tịnh. Đọc kỹ nguyên tắc này trong bài cách tính cước vận chuyển quốc tế trước khi chốt ngân sách gửi hàng.

Người nhận cần làm gì khi nhận hàng đông lạnh?

Người nhận nên có mặt đúng giờ giao, kiểm tra thùng còn lạnh và nguyên niêm phong, mở thùng và cho hàng vào tủ đông ngay. Nếu phát hiện hàng đã tan mềm hoặc có mùi lạ, hãy chụp ảnh kiện hàng và liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển để được hướng dẫn xử lý.

Liên hệ NDK Logistics để được tư vấn gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài

Gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài thành công nhờ ba yếu tố: hàng cấp đông sâu trước khi đóng gói, thùng xốp dày với đủ đá giữ lạnh cho toàn bộ hành trình cộng thời gian dự phòng, và khai báo đúng mặt hàng cùng giấy tờ theo quy định nước đến. Làm đủ ba yếu tố này và xác nhận trước tuyến bay với đơn vị vận chuyển, kiện hàng của bạn sẽ tới tay người nhận trong tình trạng tốt nhất có thể. Liên hệ CÔNG TY TNHH TM DV LOGISTICS NDK SG — Hotline tư vấn: 097 999 3098 — Điện thoại/Zalo: 090 888 2398. Kho hàng: 331/7/4 Phan Huy Ích, P. An Hội Tây, TP.HCM (làm việc 07:00–17:00, Thứ 2 – Thứ 7).